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Datenschutz

Datenschutzverordnung des TuS 06 „Westf. Eiche“ Anröchte e.V.

 

Präambel

 

Der TuS 06 Anröchte e.V. verarbeitet in vielfältiger Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer/innen am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiter/innen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in anderen Dateisystemen, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundver-ordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

2. Im Rahmen der Mitgliedschaftsverhältnisse verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vornahme, Nachname, Anschrift (Straße, Haus-Nr., Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefon-Nr., und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitschrift und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse zwecks Veröffentlichung weitergegeben.

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:

Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden Daten der Vorstandsmitglieder, der Abteilungsleiter/innen und der Übungsleiter/innen mit Vorname, Nachnahme, Funktion, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

 

§ 4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Kassenführung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

 

Der 1. Vorsitzenden des Vereins und der Kassierer stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen zuständig.

 

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdateien und –listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmer/innen werden den jeweiligen Mitarbeitern/innen im Verein (z.B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter/innen, Übungsleiter/innen) insofern zur Verfügung gestellt, wie dies die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen z.B.  zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Machte ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnahmen und Anschrift zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Begehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail unterhält der Vereine einen vereinseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder private E-Mail-Accounts verwenden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden

 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiter/innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter/innen und Übungsleiter/innen, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im TuS 06 Anröchte nicht mehr als 9 Personen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, hat der Vereine keinen Datenschutzbeauftragten bestellt.

 

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung von Auftritten im Internet obliegt den für die Pflege des Internetauftritt bestimmen Administrators sowie den jeweiligen Abteilungsleitern/innen. Änderungen dürfen nur durch den Administrator vorgenommen werden.

 

2. Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritt (z.B. Hompage, Facebook, Twitter) die Genehmigung des Vereinsvorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen oder Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und/oder Missachtung von Weisungen des Vorstandes kann dieser nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.

 

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiter/innen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten erheben und verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden entsprechend den Vorschriften geahndet.

 

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den geschäftsführenden Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Wirkung vom 25.05.2018 in Kraft. Eine Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins wurde vorgenommen.

 

 

 

 

 

Anröchte, den 25.05.2018                      

G. Schmidt – 1. Vorsitzender                   H. Eickhoff – 1. Kassierer

 

 

 

 

 

 

Verzeichnis des TuS 06 Anröchte von Verarbeitungstätigkeiten

Gemäß Art. 30 DS-GVO:

 

 

Einsicht in die Mitgliederlisten und die Führung der EDV-Datei:

Kassierer Hubert Eickhoff, Rosenkamp 8, 59609 Anröchte:  geb. 10.04.1940

Beisitzer  Bernd  Schuy, Lessingstr. 15, 59609 Anröchte:     geb. 17.12.1948 Einsicht in die personenbezogenen Daten von Mitgliedern

von Abteilungsvorsitzenden der einzelnen Abteilungen:

Abteilung Badminton:

Leiterin Ute Brunnen, Lohfeldstr. 31, 59609 Anröchte:          geb. 11.12.1963

Abteilung Boule:

Leiter Karl-Heinz Heither, Steinstr. 24, 59609 Anröchte:       geb. 30.06.1958

Abteilung Fussball-Jugend:

Leiter Josef Biermann, Kathagen 11, 59609 Anröchte:         geb. 20.01.1959

Abteilung Fussball-Senioren:

Leiter Josef Lange, Kuckucksweg 24, 59609 Anröchte:        geb. 23.11.1961

Abteilung Handball:

Leiter Marc Jähndel, Auf dem Dreisch 7, 59609 Anröchte:    geb. 11.03.1984

Abteilung Schwimmen:

Leiterin Marika Grude, Marienweg 8, 59609 Anröchte:          geb. 13.12.1968

Abteilung Turn-und Leichtathletik:

Leiter Heinz Sticht, Berhorststr. 3, 59609 Anröchte:               geb. 21.11.1936

                                                                                      __________________

 

                                Gesamt-Personenzahl:                         9 Personen

                                ========================================

 

Obige Führungskräfte des TuS 06 Anröchte haben Einsicht in die personen-

bezogenen Daten für die Erstellung der Sport-Pässe, für die Meldung der

einzelnen Sportler zu Wettkämpfen mit Name, Vorname und Adressen sowie

Geburtsdatum.

Ausserdem haben diese Personen das Recht, ihre Abteilungs-Mitglieder in

einer separaten Datei zu dokumentieren und zu überprüfen. Eine Weitergabe

dieser Dateien an andere Personen ist nicht erlaubt.

Ferner dürfen diese Führungskräfte sportbezogene Fotos mit Namen

an die Sport-Presse zur Veröffentlichung weiter geben.

Da beim TuS 06 Anröchte somit nur 9 Personen für den Datenschutz infrage

kommen, ist ein separater Datenschutzbeauftragter nicht erforderlich.

 

Anröchte, den 25. Mai 2018

 

 

 (G. Schmidt – 1. Vorsitzender)                    (H. Eickhoff – 1. Kassierer)